Erik's corner: 3 essentiële vragen om aan je opdrachtgever te stellen

1 Juli 2024

Wanneer opdrachtgevers overgaan tot de aanschaf van een beveiligingssysteem, wordt er vaak onvoldoende rekening gehouden met de totale levensduurkosten. Beslissingen worden genomen op basis van beperkte informatie, zoals aanschafprijs van de camera’s, opslagservers en installatiekosten. En hier ligt een kans voor diegene in een adviserende rol.

Het is cruciaal om je opdrachtgever mee te nemen en verder te kijken dan de initiële aanschafkosten. Overweeg samen hoe de totale kosten over de gehele levensduur van het systeem zich ontwikkelen en wat daarin de wensen zijn.

Een voorbeeld hiervan is een recente aanbesteding die werd ingetrokken omdat de klant zich onvoldoende realiseerde welke toekomstige kosten er op hen af zouden komen. Ben je op zoek naar een manier waarop je het totale plaatje kunt schetsen voor je opdrachtgever? Dan zijn deze drie vragen een must-have om te stellen tijdens je volgende bespreking.

Vraag 1: ‘Hoe lang verwacht je dat de camera’s meegaan?'

Een goede vraag om aan je opdrachtgever te stellen! De doelstelling van deze vraag is het bevorderen van de bewustwording. Wanneer je het hebt over de aanschafprijs, dan gaat het enkel over de kosten die je eenmalig, op de korte termijn gaat maken. Om je opdrachtgever van de juiste informatie te voorzien, is het aan te raden om naar een lang termijnperspectief te werken. Eentje die inzoomt op de structurele en wederkerende kosten.

In onze regio, worden beveiligingscamera’s gemiddeld na 10 jaar vervangen. Dat is simpelweg de praktijk. Daarbij is het type camera bepalend. Een beweegbare (PTZ) camera die veelvuldig wordt gebruikt, is gewoonweg eerder toe aan vervanging dan bijvoorbeeld een vaste camera. PTZ-camera’s worden veelal na 5 tot 7 jaar vervangen.

Camera’s die goed worden onderhouden, gaan in de regel langer mee. Denk daarbij verder dan alleen het reinigen van het cameraglas. De behuizing is vaak geconditioneerd en bevatten daarom mogelijk verwarmingselementen en ventilatoren. Deze conditionering is essentieel voor ‘het klimaat’ in de camera, iets wat een belangrijke rol speelt bij het buitenhouden van stof en vuil. Iets wat een directe relatie heeft met het in stand houden van een hoogwaardig camerabeeld.

Financiële afschrijving of technisch perspectief

Een inkoper ziet de inkoopprijs en zal daarom vooral gefocust zijn op een financieel aantrekkelijke afschrijving. Maar wat nou als we de afschrijving redeneren vanuit een technologisch perspectief? Een mobiele telefoon of laptop wordt in de regel na 3 tot 5 jaar vervangen. Waarom? Niet omdat het apparaat dan niet meer functioneert, maar omdat het functioneel achter gaat lopen ten opzichte van zijn modernere, snellere opvolgers die nieuwe functionaliteiten bieden.

Doe je opdrachtgeven én jezelf een plezier en stel de juiste vragen waardoor de focus verlegd wordt van een eenmalige aankoop, naar een lange termijninvestering. Zo geef je geen eenmalig advies, maar help je de klant met inzicht in de komende jaren.

Extra tip: vraag eens naar het belang van Cybersecurity. Een camera moet worden voorzien van de juiste software updates om cyber secure te blijven en bescherming te bieden tegen potentiële indringers van buitenaf. Dit aspect geeft een extra reden om de investering te zien als een lange termijnoplossing.

Wanneer het besef begint te dagen, en het geconcludeerd is dat een beveiligingssysteem jarenlang mee moet gaan, is het tijd om te kijken naar de volgende vraag.

Vraag 2: ‘Welke andere kosten komen we tegen tijdens de totale levensduur?’

De opdrachtgever gaat, afhankelijk van de opdrachtgrootte, een aanzienlijk financiële investering doen voor de komende jaren. Daarbij zijn de directe kosten inzichtelijk, omdat ze in offertevorm op tafel liggen. Denk aan de aanschaf, realisatie en het operationeel opleveren van het systeem.

Maar dan zijn er de indirecte kosten. Dat zijn kosten waarmee je te maken krijgt wanneer je voor een bepaald beveiligingssysteem gekozen hebt. Dit kostenplaatje heeft de opdrachtgever minder vaak, of mogelijk helemaal niet, op het netvlies. Toch hangen ze samen met het gebruik.

Beelden terugkijken – kost arbeidsuren
Opvolgen van automatische meldingen – niet erg als het ‘gewenste meldingen’, maar het opvolgen van ‘ongewenste meldingen’ kost tijd, energie en dus simpel gezegd: geld.
Reiniging van camera’s en posities – zo wordt het kwalitatieve beeld behouden, maar kost service en onderhoudskosten. Mogelijk krijg je te maken met storingen.
Stroomverbruik – alle apparaten verbruiken stroom.

Daarnaast zijn er de immateriële kosten. Veel lastiger te kwantificeren, maar daarom niet minder belangrijk. De opdrachtgever is zich van deze kosten nauwelijks bewust, tot dat er problemen zijn met het systeem. De noodzaak van de juiste kostenoverweging groeit, met de mate waarin de beveiligde locaties/ goederen essentieel zijn voor het bedrijf. Want wat gebeurt er als het systeem plotseling niet meer werkt?

Door deze vraag te stellen en de opdrachtgever mee te laten denken over de andere kosten die gedurende de levensduur voor zullen komen, versterk je de perceptie dat het hier écht om een investering gaat, en niet zozeer om een aanschaf. Het voordeel? Investeringen worden veelal grondiger doordacht.

De opdrachtgever probeert een balans te vinden tussen de investering die ze moeten doen; capital expenses, en de kosten voor exploitatie van het systeem; operational expenses. Ofwel, capex en opex.

Logisch en terecht. De opdrachtgever heeft immers vaak maar een beperkt budget en hun doel is om de kosten en uitgaven onder controle houden. Bij aanschaf, … maar ook voor de toekomst. Dit brengt ons bij de laatste vraag.

Vraag 3. Welk percentage van de kosten volgt ná de operationele oplevering?

Als we een kleine aanname mogen doen, dan kunnen we stellen dat je opdrachtgever de camera’s en het systeem het liefst zo lang operationeel heeft. Een ander gegeven is dat er naast de aanschaf, andere kosten gemaakt zullen worden.

Nu kan ik je vertellen dat ongeveer 70% van de totale kosten van het beveiligingssysteem worden gemaakt in de periode ná de operationele oplevering. Oftewel, het grootste gedeelte van de kosten worden tijdens het gebruik van het systeem gemaakt. En dat geeft inzicht. . .

Als je dit omkeert en betrekt op je opdrachtgever, kun je hem/haar laten zien dat er met de huidige overweging van enkel de aanschafkosten, met slechts 30% van de kosten rekening gehouden wordt.

Het overtuigen van je opdrachtgever kan een berg zijn waar je flink tegenop ziet, want in de basis vraag je om meer te investeren. Toch zijn ze er stuk voor stuk mee geholpen om naar de totale kosten te kijken en dat maakt jouw positie als adviseur waardevol. Je hebt verder gekeken en kunt meer inzicht bieden.