Bij Axis hechten we veel belang aan sterke duurzaamheidspraktijken in onze hele supply chain. Een solide supply chain is essentieel voor het leveren van hoogwaardige en duurzame oplossingen. Eén zwakke of bedreigde schakel kan de hele keten in gevaar brengen. Hoe meer schakels in de keten, hoe belangrijker het is dat elke schakel goed functioneert.
Wij beschikken over verschillende mechanismen om ervoor te zorgen dat onze leveranciers de gedragwijze en handelspraktijken die we verwachten, begrijpen en naleven. Het meest fundamentele mechanisme is dat we onze leveranciers vragen onze gedragscode voor leveranciers te ondertekenen. Deze is gebaseerd op onze eigen gedragscode, de tien principes van het VN Global Compact op het gebied van mensenrechten, arbeid, milieu en corruptiebestrijding, en de richtlijnen van de Responsible Business Alliance. Als leveranciers zich hieraan houden, zijn we blij dat ze zich gedragen op een manier die voldoet aan onze strenge normen.
Audits om bedrijfsprocessen te verbeteren
De gedragscode ondertekenen is één ding; consequent de vereisten ervan naleven is iets heel anders. Duurzaamheidsdoelen en -praktijken verschillen van bedrijf tot bedrijf en van land tot land. Dit betekent dat leveranciers vaak hun eigen bedrijfspraktijken moeten veranderen of aanpassen om aan onze normen te voldoen. Dit proces van het delen van best practices en het ondersteunen van leveranciers tijdens een eventuele overgangsfase wordt door beide partijen goed ontvangen.
Dit brengt ons bij een ander cruciaal proces: onze leveranciersaudits. Deze audits worden regelmatig uitgevoerd bij onze belangrijkste leveranciers en contractfabrikanten op het gebied van duurzaamheid. Ondanks de perceptie dat een audit een zware test is, zijn onze audits sterk gericht op samenwerking en bedoeld om de leverancier te helpen bij het verbeteren van zijn bedrijfsprocessen. Maar dat neemt niet weg dat ze ook ongelooflijk gedetailleerd zijn. Of het nu gaat om audits ter plaatse, online of hybride audits.
Delen van best practices
Het is een rigoureus proces, dat essentieel is als Axis zijn strenge normen op het gebied van milieuprestaties, gezondheid en veiligheid, arbeidspraktijken en bedrijfsethiek wil handhaven. Maar het is wel een proces dat leveranciers als positief ervaren, legt Ausra Reinap, Senior Environmental Engineer bij Axis en lid van de Environmental Council van het bedrijf, uit: "De overgrote meerderheid van onze leveranciers juicht de audits toe. In veel opzichten kunnen we als consultants voor hen fungeren, door best practices van andere leveranciers te delen, training en ondersteuning aan te bieden en de bewustwording te verhogen."
Audits op afstand of hybride audits
Omdat reizen en persoonlijk contact tijdens de pandemie beperkt waren, was het moeilijk om leveranciersaudits ter plaatse uit te voeren. Het annuleren van de audits zou het moeilijk maken om na te gaan of leveranciers zich aan onze gedragscode houden, dus hebben we in plaats daarvan ons auditproces voor leveranciers vernieuwd. Nu kunnen we online, ter plaatse of op een hybride manier audits uitvoeren om na te gaan of aan onze strenge normen wordt voldaan.
Voor nieuwe leveranciers geven we de voorkeur aan een audit ter plaatse, maar audits op afstand of hybride audits zijn ideaal voor situaties waarin we al een relatie met een leverancier hebben. Het beoordelen van de documentatie van een leverancier bijvoorbeeld, gebeurt virtueel even uitgebreid als ter plaatse, maar resulteert wel in een optimale inzet van middelen, tijdswinst en een kleinere CO2-voetafdruk.
Het is belangrijk dat beide partijen de beperkingen van een virtueel proces begrijpen. Het is bijvoorbeeld niet ideaal voor een rondgang op de fabrieksvloer om het productieproces te bekijken. Kijken via een webcam heeft zijn beperkingen, omdat je geen beeld van de omgeving krijgt. Het is ook moeilijk om op die manier een goed inzicht te krijgen in de indeling van de fabriek en alle processen die er plaatsvinden.
Ook de communicatie kan moeilijker verlopen, wanneer gesprekken op afstand moeten gebeuren. Als we lonen, werktijden, gezondheid en veiligheid of andere zaken moeten bespreken die met mensenrechten te maken hebben, is het beter om die gesprekken persoonlijk te voeren om misverstanden te vermijden.
Leveranciersaudits zijn een cruciaal proces en we moeten er zeker van zijn dat aan onze hoge normen wordt voldaan. Daarom houden we grondige risico-evaluaties om te bepalen waar online en hybride audits mogelijk zijn. Dit doen we alleen voor bestaande leveranciers, omdat deze aanpak het meest geschikt is voor situaties waarin we al een vertrouwensrelatie hebben met de leverancier en een goed inzicht in de activiteiten.
Tweedaagse audit ter plaatse
Bij een audit van een nieuwe leverancier of bij een bezoek ter plaatse in het kader van een hybride audit van een bestaande leverancier, brengt ons team gewoonlijk ten minste twee dagen door op de locatie. Leveranciers krijgen een gedetailleerde agenda van wat we willen controleren en het verzoek om vóór de geplande audit een zelfbeoordelingsformulier in te vullen. Tijdens de audit zelf ontmoeten we het belangrijkste personeel van de teams voor gezondheid en veiligheid, management, human resources, kwaliteitscontrole en milieu, en maken we een rondgang door de productiefaciliteiten.
Ausra Reinap legt uit hoe een typische audit ter plaatse in zijn werk gaat: "We beginnen met een briefing over onze vereisten op basis van de Gedragscode voor leveranciers van Axis. Daarna maken we een ronde door de fabriek, waarbij we ons concentreren op milieu, gezondheid en veiligheid door verschillende productieprocessen te bekijken, met name die waarbij gevaarlijke processen plaatsvinden. We bezoeken opslagplaatsen van zowel chemicaliën als gevaarlijk afval. We bekijken waterbehandelingsprocessen en de manier waarop emissies naar de lucht worden beheerst. We nemen documentatie door over milieuaspecten en doelstellingen, de evaluatie van beroepsrisico's, enzovoort."
Ze vervolgt: "Om na te gaan of onze vereisten inzake werktijden, contracten, gezondheidsonderzoek, gezondheids- en veiligheidstraining enzovoort worden nageleefd, controleren we de documentatie van willekeurig geselecteerde werknemers."
Actie ondernemen
Na elke audit stellen we een verslag op met onze bevindingen en te nemen maatregelen om zaken die niet aan de norm voldoen, te verbeteren. Deze verbeteringen moeten binnen drie maanden na de audit worden uitgevoerd, wat we controleren met een follow-up-audit of bezoek.
Door langdurige samenwerking en nauwe interactie met onze leveranciers, distributeurs en partners streven we naar meer transparantie en stimuleren we ethisch zakendoen in onze hele waardeketen. Dit is een cruciaal element in onze focus op verantwoord ondernemen. Bij Axis zetten we ons actief in om sterke ethische normen te handhaven. We ondernemen acties om ervoor te zorgen dat er op een verantwoordelijke, transparante, geloofwaardige en consistente manier zaken wordt gedaan.
Onze doelen bepalen onze partners
Het bereiken van ons einddoel, namelijk de wereld slimmer en veiliger maken, drijft ons bij alles wat we doen. Het is deze ambitie die bepaalt met wie we samenwerken en op welke manier. Het belang van samenwerken om gemeenschappelijke doelen te bereiken kan niet worden overschat. Zonder de hulp van leveranciers en verkopers zouden we onze gezamenlijke doelen niet kunnen bereiken. Dit speelt een grote rol in zowel de manier waarop we onze partnerschappen benaderen als hoe we erop voortbouwen. Voor ons is duurzaamheid meer dan alleen milieu, het gaat veel verder dan dat. En dit weerspiegelt zich in onze leverancierscontroles en gesprekken met partners.
Ausra legt uit: "In de toekomst moeten we onze processen verbeteren bij het kiezen van leveranciers en het beoordelen van hun prestaties, en ook meer inzicht krijgen in de risico's voor mensen op het gebied van mensenrechten."