Na de implementatie van een nieuw Warehouse Management Systeem kwam het Scania Parts Center in Oudsbergen, België, voor een uitdaging te staan. De nauwkeurigheid en efficiëntie van hun logistieke processen liepen terug, wat resulteerde in een toenemend aantal klachten. In hun streven naar operational excellence besloot Scania een video analyse oplossing te implementeren om zo meer inzicht te creëren en hun personeel te trainen.
Via het Scania Parts Center worden meer dan 1.300 garages in Europa voorzien van onderdelen. Er liggen zo’n 130.000 verschillende artikelen in de schappen om de dag-, stock- én spoedorders zo snel mogelijk, correct te verwerken. Patrick Paredis, Manager Quality Development legt uit dat er binnen Scania een allround doelstelling van 99% correct verwerkte order is. En wanneer een order ook maar 5 minuten te laat de deur uitgaat, deze niet langer bijdraagt aan het behalen van het doel.
Nieuw systeem, nieuwe uitdagingen
‘Iedere dag wordt er gewerkt aan het behalen van onze shipped parts on time doelstelling. Toen we in 2018 een nieuw systeem introduceerde en onze medewerkers moesten wennen aan nieuwe werkwijzen, zagen we dat percentage van 99% teruglopen naar 70%, vertelt Patrick Paredis.
‘Daarbovenop kwam COVID, wat effect had op onze betrouwbaarheid van leveren. We hebben toen onze volledige focus toegelegd op het tijdig uitsturen van onderdelen. Helaas had dit impact op onze kwaliteitscijfers en zo ontstond de wens om te optimaliseren. Wat voor de implementatie van ons nieuwe systeem resulteerde in 1.000 klachten per miljoen verzonden orderlijnen, liep in 2021 op tot 2.500. Omdat we mensen binnen én buiten de organisatie wilde kunnen laten zien wat er gebeurde, werd er al snel de keuze gemaakt voor camera’s.’
In een jaar tijd hebben we effectief 55% minder klachten weten te realiseren met deze oplossing.
De smart videoservice van SiB Solutions, dat gebruik maakt van Axis camera’s, biedt partijen inzicht in hun logistieke proces. Zo kun je op cruciale plekken in het proces nagaan wat er met een pakket is gebeurd. ‘Ons voornaamste doel was om inzicht te verkrijgen in de oorzaak van klachten. Toen de camera’s in gebruik werden genomen, zagen we al snel het aantal klachten teruglopen’, legt Patrick uit. ‘Merkwaardig was het wel, omdat we nog niets hadden gedaan met de verzamelde beelden. Een prettig uitgangspunt om het project door te zetten.’
De daadwerkelijke winst zat hem in de beoogde reden voor het installeren van de videoservice. Allereerst om te verifiëren of de klacht daadwerkelijk gegrond is. ‘Het systeem stelt ons in staat na te gaan of bijvoorbeeld het juiste aantal artikelen is verpakt. Daarnaast konden we individuele gesprekken voeren met mensen om hun persoonlijke werkwijzen te verbeteren. Wanneer we merkte dat een repeterende klacht voortkwam uit een bepaalde handeling, konden we samen met diegene trainen en verbeteren, op basis van de beelden. De laatste reden voor het inzetten van camera’s, zijn de verbeter workshops. Zo kijken we met het gehele team naar beelden om nieuwe werkwijzen te implementeren of structurele en meer algemene fouten op te lossen.’
Toepasselijke oplossing
Al ver voor het gebruik deze oplossing maakte Scania gebruik van voicepicking headsets. Deze headsets worden door de magazijnmedewerkers gebruikt bij het order picken. Een camera die continue via de wifi beelden doorzet via het netwerk, zou de verbinding van de headset kunnen verstoren als de bandbreedte beperkt is. Om deze reden én omdat de beelden niet in real-time nodig zijn, werd er gekozen voor bodyworn camera’s. ‘De beelden van de camera’s zijn van uitstekende kwaliteit en de gegevens worden pas bij het docken geüpload. Zo kan de medewerker verder werken, zonder gehinderd te worden.’
Deze logistieke toepassing werd op het bestaande systeem van Scania geïmplementeerd door SiB Solutions. Het stelt iedere gebruiker in staat te kijken naar de reis van een pakket. De beelden geven inzicht, waarnaar klachtafhandeling en procesoptimalisatie in gang kunnen worden gezet. Met de ingang van het systeem wist Scania aan twee kanten winst te behalen: meer klanttevredenheid bij de garages, en verbeterde teamprestaties op de magazijnvloer.
Patrick Paredis en zijn team hebben na de introductie van deze oplossing in de C&E Zone, ook hun pijlen gericht op de overige zones, om zo het complete magazijn te voorzien van camera’s en de volgende stap in operational excellence.
